Archiv - Archiv
Was ist ein Archiv?
Das Wort „Archiv“ kommt über das lateinische Wort „Archivum“ = „Aktenschrank“ vom altgriechischen Wort „to archeion“ = „Die Behörde, die Amtsstelle“ und bedeutet somit so viel wie die Amtsstelle zur Verwahrung von Schriftgut.
Ein Archiv verwaltet Unterlagen von Behörden, von Firmen, von Vereinen, von Privatpersonen und anderen Einrichtungen. Archivalien sind Unikate und somit einmalig.
In Bibliotheken werden vor allem Bücher verwahrt und andere Publikationen. Deren Bestand ist abhängig vom Erwerb und der Ausrichtung.
Ein Museum präsentiert eine Mischung von vielen Einzelstücken in Ausstellungen.
Wer archiviert was?
Öffentliche Archive gibt es in Deutschland vom Bund (Bundesarchiv), von den Ländern (Staats- bzw. Landesarchive) und von den Kommunen (Gemeinde-, Kreis- und Stadtarchive).
Nicht öffentliche Archive (unterstehen keiner staatlichen Aufsicht) gibt es zum Beispiel von den Kirchen (z. B. Diozesänarchive), aus der Wirtschaft (z. B. Bayerisches Wirtschaftsarchiv), von Parteien (Parteiarchive), von Vereinen (Vereinsarchive) und von Privat (Privatarchive).
Was ist Archivgut?
Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.
Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
Aus dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989.
Archivgut ist vielfältig:
Mittelalterliche Urkunden / Amtsbücher / Karten, Pläne, Risse / Fotografien / Tonträger, Filme, Videos / Akten in gebundener und loser Form / Elektronische Unterlagen
Aufgaben von öffentlichen Archiven:
Erfassung – Bewertung – Übernahme
Verwahrung und Erhaltung – Erschließung – Nutzbarmachung – Auswertung
Archivieren heißt (auch) vernichten = Bewertung
Archivieren heißt dauernde Aufbewahrung = Bestandserhaltung
Archivieren heißt „wissen was drin ist“ = Erschließung
Archivieren heißt beraten und bereitstellen = Benutzung
Die Schutzfristen von Archivalien:
Allgemeine Schutzfrist: 30 Jahre nach Entstehung (letzte wesentliche inhaltliche Bearbeitung) der Unterlagen.
Schutzfrist für Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen: 60 Jahre nach Entstehung.
Schutzfrist für personenbezogenes Archivgut: 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen bzw. wenn das Todesdatum nicht bekannt ist, 90 Jahre nach seiner Geburt.
Aus dem Bayerischen Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989, Artikel 10.